fbpx

طريقة كتابة خطاب رسمي وماهى الامور الواجب مراعتها

طريقة كتابة خطاب رسمي وماهى الامور الواجب مراعتها مع شرح لنموذج كامل باللغة الانجليزية وبعض العبارات التى تساعدك فى كتابة الخطاب .

طريقة كتابة خطاب رسمي Writing a formal letter

إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تكتب له، ابدأ خطابك باستخدام كلمة عزيزي السيد (للرجل)، عزيزتي السيدة (للمرأة المتزوجة)، عزيزتي الآنسة (للمرأة الغير متزوجة)، أو عزيزتي الآنسة (للمرأة الغير متزوجة أو الغير معروف حالتها الزوجية)

وبعدها اللقب، على سبيل المثال:

عزيزي السيد سميث،  Dear Mr Smith

عزيزتي السيدة جونز،  Dear Mrs Jones

عزيزتي الآنسة ريتشاردز،  Dear Miss Richards

عزيزتي الآنسة شيفرد،  Dear Ms Shepherd

لو أنك لا تعرف الأسم، ابدأ بواحدة من الآتي:

سيدي العزيز  Dear Sir

سيدتي العزيزة  Dear Madam

سيدي العزيز أو سيدتي العزيزة   Dear Sir or Madam

طريقة كتابة خطاب رسمي بمحتويات أساسية في كتابة الخطاب هناك عدة خطوات وشروط في كتابة الخطاب حتى يكون بشكل سليم وأكثر وضوحاً : هنا نوذج يوضح ذلك 

  • اليوم والتاريخ، ويكون أعلى الصفحة من جهة اليسار.
  • المرسل إليه، ويتوسط الصفحة مع إضافة ألفاظ تليق بالمرسل إليه مثل، ( السيد/.. الموقر،الأستاذ مدير شركة../… المحترم) .
  • التحية، وهي عبارة عن جملة بسيطة توضع أسفل اسم المرسل إليه وتكون تحمل دلالات منسقة بشكل لطيف.
  • مقدمة بعد التحية، وتكون تحتوي على دلالة في طلب النظر للخطاب المقدم.
  • سبب الخطاب، ويشرح فيه المرسل حالة الخطاب وسببه.
  • الدعاء للمرسل إليه، ويكون بعد شرح أسباب توجيه الخطاب ويحمل لفت الانتباه والنظر للخطاب.
  • تحية النهاية، وتحمل عبارات الشكر.
  • معلومات شخصية، يذكر فيها مقدم الخطاب معلومات موجزة عنه للتواصل والرد على الخطاب الموجه.

فيما يلي بعض الأمثلة الأشياء قد تراها في الخطاب الرسمي:

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice.

أنا اكتب لك ردا على رسالتك بتاريخ 4 سبتمبر فيما يتعلق بفاتورتك المعلقة.

Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January.

بالإضافة إلى حديثنا، أنا سعيد بتأكيد موعدنا ليوم الثلاثاء في التاسعة والنصف صباحا، الموافق 7 يناير.

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

سأكون ممتنا لو أمكنك الحضور هذا الموضوع في أقرب وقت ممكن.

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.

إذا كنت ترغب في المزيد من المعلومات، لا تتردد في الاتصال بي.

إذا كنت ترغب في الرد، يمكنك استخدام الجمل الآتيه في نهاية خطابك :

I look forward to hearing from you.

أتطلع لسماع أخبار الساعك.

إذا بدأت خطابك يا عزيزي السيد، عزيزتي السيدة، عزيزتي الآنسة، يجب عليك أن تنهي خطابك بالتعبيرات الآتية:

تفضلوا بقبول فائق الاحترام            Yours sincerely

مع ذلك، إذا كنت بدأت خطابك ب السيد العزيز، السيدة العزيزة، السيد العزيز أو السيدة العزيزة، استخدم الآتي:

المخلص لك              Yours faithfully

أضف توقيعك في النهاية، ثم بعد اسمك بالكامل مطبوع.

أمور يجب مراعاتها في الخطابات الرسمية :

  •  الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها.
  • الصدق في المعلومات الواردة.
  • الموضوعية، والابتعاد عن الألفاظ الأدبية، والصور والمحسنات البديعية الشعرية.
  • الإيجاز غير المخل في المعنى، وهي أهم صفة في الكتابة الوظيفية.
  • الأسلوب التقريري المُقنع، بعيداً عن العاطفة الشخصية.
  • عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه.
  • مراعاة حسن تقسيم الأفكار وتسلسلها، والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الانتهاء من الفكرة الأولى.
  • عند الرد على رسالة تحتوي على أكثر من فكرة، يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب الأصلي.

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.