fbpx

كيفية كتابة ايميل ورسالة رسمية باللغة الانجليزية فى العمل

كيفية كتابة ايميل ورسالة رسمية باللغة الانجليزية

كيفية كتابة ايميل ورسالة رسمية باللغة الانجليزية وطلبات الالتحاق بالوظائف والكليات والمعاهد، ورسائل السفر والحجز في الفنادق، ورسائل الشكر والتهنئة والعزاء … الخ الرسمية

كتابة الخطابات( الرسائل)  LETTERS WRITING

How to write a letter?       كيف تكتب رسالة

أخي العزيز: لكي تكتب رسالة جيدة تذكر التالي:

  1. إن الرسائل أنواع منها:

أ- رسائل شخصية (رسائل الأهل والأصدقه): (Personal Letters ( Friendly Letters

وهي الرسائل التي نكتبها لأقاربنا أو لأصدقائنا (أي من صديق لصديقه أو من قريب لقريبه)، مثل رسائل التهنئة، والعزاء، والشكر، ورسائل الحب،

والرسائل التي تذكر فيها أخبارك الجديدة وتطلب فيها الاطمئنان على من تراسله …. الخ، والغرض الأساسي منها هو حفظ العلاقة وزرع الود بيننا وبينهم.

ب) رسائل رسمية (رسائل العمل): (Official Letters ( Business Letters:

وهي رسائل أكثر رسمية من الرسائل الشخصية، وتكون من شخص إلى جهة رسمية، أو من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، مثل المراسلات التجارية،

وطلبات الالتحاق بالوظائف والكليات والمعاهد، ورسائل السفر والحجز في الفنادق، ورسائل الشكر والتهنئة والعزاء … الخ الرسمية

2. إن الرسالة تعكس شخصية كاتبها من حيث الترتيب والنظافة، واختيار العبارات المناسبة.

3. إن الأجزاء الرئيسية في إي رسالة هي:

1-العنوان (عنوان المرسل وعنوان المرسل إليه) The address
2- التاريخThe date
3-التحية Salutation
4-البداية (العبارة الافتتاحية)(Starting (Opening formula 
5-الموضوع (المضمون) (The body( Subject ) (Purpose 
6-عبارة المجاملة الختامية (الوداع) (Closing formula(Valediction
7-التوقيع أو الإمضاءSignature
8-الحاشية أو الملاحظةPostscript

إن الأجزاء الرئيسية في كيفية كتابة ايميل ورسالة رسمية باللغة الانجليزية  يجب أن تكتب بنفس الأماكن الموضحة في الشكل التالي:

طريقة كتابة رسالة رسمية بالانجليزي
طريقة كتابة رسالة رسمية بالانجليزي

يجب أن تكتب أجزاء الرسالة بشكل صحيح وفي الأماكن التي أشرنا إليها سابقا، و إليك كيف تكتب كل جزء على حذا:

1) العنوان (The address):

أ) عنوان المرسل ( Sender‘ s Address):

  •  أي عنوان كاتب الرسالة.
  • يكتب عنوان المرسل في جميع أنواع الرسائل. 
  • يكتب عادة عنوان المرسل (مرسل الخطاب ) في الناحية اليمنى من الصحة، ويكتب العنوان في عدة سطور كالآتي:

رقم المنزل واسم الشارع أو رقم صندوق البريد في السطر الأول، ثم يليه في السطر الثاني اسم الحي أو الرمز البريدي، ثم يليه في السطر الثالث اسم المدينة،

ثم يليه في السطر الرابع اسم الدولة (البلد) إذا كانت الرسالة مرسلة إلى خارج الدولة.

ملاحظة:

  1. في حالة كتابة الرسالة على ورق مطبوع عليه اسم الشركة وعنوانها، لن تحتاج إلى كتابة عنوان المرسل.
  2. . جميع هذه الأسماء أسماء علم ولذلك تبدأ بحرف كبير (Capital Letter)
  3. • ينتهي كل سطر بفاصلة (,) (Comma) ما عدا السطر الأخير الذي ينتهي بنقطة (.) (Full stop).

21, EL Wehda Street,

EI – Daraj, Gaza,

Palestine.

أو

P.0. BOX5328,

El-Daraj, Gaza,

Palestine.

ملاحظات هامة:-

  1. يمكن اختصار كلمة street هكذا .St.
  2.  إذا كان الخطاب خارج البلد نضع اسم التولة (البلد) (مثل: من غزة إلى مصر). 
  3.  إذا كان الخطاب داخل البلد فلا يكتب اسم البلد ويكتفي بذكر اسم المدينة أو المنطقة.

ب. اسم وعنوان المرسل إليه: The address

 وهذا ضروري جدا في المراسلات التجارية و الرسمية • الرسائل (الخطابات الرسمية تتضمن على عنوانين: عنوان المرسل و عنوان المرسل إليه، ويكتب عنوان المرسل إلى يمين الصفحة، ويكتب تحته التاريخ،

أما عنوان المرسل إليه فيكتب إلى يسار الصفحة قبل عبارة التحية ولا نضع معه التاريخ، كما في المثال الأتي:

عنوان المرسل

21, AL- Wehda St.,

El – Daraj,

Gaza,

Palestine.

21 October, 2002

عنوان المرسل إليه

Mr. Fadi Azam,

17, Omar St.,

Cairo,

Egypt.

ملاحظات – :كيفية كتابة ايميل ورسالة رسمية باللغة الانجليزية 

  1. عنوان المرسل إليه هو نفس العنوان الذي يكتب على ظرف الرسالة
  2. : إذا كان المرسل إليه يحمل لقبا مثل: Sir أو .Dr، فمن الأفضل ذكره بدلا من كلمة .Mr
  3. . إذا كان المرسل إليه آنسة يكتب Miss، وإذا كانت متزوجة يكتب .Mrs متبوعة باسم الزوج، وإذا كنت لا تدري هل هي متزوجة أم لا فاكتب .Ms وهو الأفضل.

2)التاريخ  The data :-

  • يكتب تاريخ يوم كتابة الرسالة بعد عنوان المرسل مباشرة. :
  • توجد طرق عديدة لكتابة التاريخ اليومي، فيضع الأمريكيون الشهر قبل اليوم، ويضع البريطانيون اليوم أولا ( أي اليوم قبل الشهر)
الطريقة الأمريكيةMarch 21, 2020 
الطريقة البريطانية
21  March 2020

 

  • لا تضع نقطة أو فاصلة بعد التاريخ.
  • لاحظ أن جميع الأيام تنتهي ب (th) مثل: 4th  ماعذا: 1/2/3/21/22/23/31
  • .ويسقط بعض الناس هذه الحروف من التاريخ فيكتبون
 October 1, 1998
5 November, 2001
  • غالبا ما تختصر أسماء الشهور، مثل:
15 Nov.1998. Sept., 13, 2002
  • يكتب التاريخ أحيانا بالأرقام، فيكتبه البريطانيون هكذا: 98. 4 . 6 اليوم،

أما الأمريكيون، فيكتبونه هكذا: 98. 6 . 4 الشهر.

3) التحية (البداية) (العبارة الافتتاحية) (Salutation ( Startine ) Onenine formula .

  • تكتب التحية في الناحية اليسرى من الرسالة، تحت أسم و عنوان المرسل إليه.
  • . تكتب التحية بالطرق الآتية:

أ) إذا كان الخطاب مرسلا إلى صديق نكتب (أسم الصديق Dear) ونضع فاصله في نهايتها.

عزيزي أحمد Dear Ahmed,
عزيزتي سامية, Dear Samia

ب) إذا كان الخطاب مرسلا إلى الأقارب نكتب صلة القرابة، مثل: والدي العزيز ,Dear father ونضع فاصله في نهايتها.

أختي العزيزة  ,Dear sister
 أخي العزيز ,Dear brother 
 جنتي العزيزة  ,Dear grandmother 

ج) إذا كان الخطاب مرسلا إلى شخص قد سبق لك مقابلته نكتب اسم الشخص .Dear Mr) ونضع فاصله في نهايتها.

عزيزي السيد يوسف,Dear Mr Yousef
عزيزي الدكتور على,Dear Dr. Ali
عزيزتي زوجة السيد نادر,Dear Mrs. Nader 

د) أما إذا كنت لا تعرف اسم الشخص (أي ليس بينك وبينه معرفة شخصية)، فعليك أن تكتب عزيزي السيد ,Dear Sir ،

ونضع فاصله في نهايتها أو تكتب عزيزتي الستيدة ,Dear Madam .

ه) إذا كان الخطاب موجها إلى مؤسسة لا تعرف أحدا فيها، أو موجها إلى أحد أجهزة الدولة، فلا تكتب Dear وإنما تكتب:

الرجال الشرفاء / النبلاء ,centlemen

و) وفي الرسائل الموجهة لرؤساء تحرير الصحف، تكتب:

السيد,Sir

4) موضوع الخطاب أومضمونه أوالمتنزعThe body Subject Purpos .

هذا هو أهم جزء في الخطاب، ويكون بعد التحية، ويتكون من فقرة أو أكثر وكل فقرة تعالج فكرة واحدة.

. لابد أن تترك مسافة لا تقل عن اسم أسفل التحية عند بداية كتابة موضوع الخطاب.

. الغرض من الخطاب هو نقل المعلومات والأفكار، ولذلك لابد أن تكون لغته واضحة ومباشرة وسهلة.

. في خطابات الأصدقاء والمعارف، تخيل أنهم أمامك و أنك تتحدث إليهم، ولذلك فاللغة الإنجليزية العامية والاختصارات و مسموح بها.

. أما في خطابات العمل، فابتعد عن التعبيرات القديمة المعقدة، واذكر ما تريد بوضوح و باختصار وبلغة إنجليزية رسمية غیر عامية،

وتجنب الاختصارات غير المألوفة، وتجنب كذلك عبارات التحية والسؤال عن الصحة التي تعودت عليها في الخطابات العربية.  وقد تبدأ الخطاب بشكر المرسل إليه على رسالته الأخيرة .

5)عبارة المجاملة الختامية ( الوداع) (Closing formula ( Valediction .

  • وتكتب إلى الناحية اليمني تحت مضمون الخطاب ويوضع بعدها فاصلة.
  • . وتختلف عبارة المجاملة حسب قوة العلاقة مع المرسل إليه.
1- للاقارب:مع مودتي ,Yours affectionately
من ابن / بنت عمك (خالك المحب (المحبة),Your loving cousin
2-للمحبين:مع خالص حبى ,With all my love
معك للأبد,Yours ever
3- للأصدقاء الحميمين:المخلص لك,Yours
مع صديقك المخلص ,Your sincere friend
الوفي لكم,Cordially yours
4-لمعارف العمل:المخلص لك Yours sincerely,
الوفي لك (المخلص لك) Yours faithfully
مع أصدق تحيةYours very truly, (Very truly yours

ويلاحظ أن ,Yours sincerely له ,Sincerely yours كما يفعل الأمريكيون هي أكثر عبارات التحية شيوعا، والتي يمكن استعمالها في جميع الحالات.

6) التوقيع أوالامضاء :(Signature)
  •  يتم التوقيع في الناحية اليمنى السفلي من الرسالة تحت عبارة التحتية الختامية.

1) إذا كان المرسل إليه تعرفه جيدا (في الرسائل الشخصية) فاكتف

بالتوقيع باسمك الشخصي فقط، مثل: Ahmed or Salem .

2) أما مع الناس الأقل معرفة (في رسائل العمل)، فيكون التوقيع بالاسم الشخصي للمرسل فضلا عن اسم العائلة بخط واضح تحت الإمضاء، وتكتب وظيفة المرسل تحت اسمه كالآتي:

اسم المرسل                      Eman Salem

التوقيع                            Eman Salem

مدير المبيعات              Sales Manager

  7) الحاشية أو الملاحظة Postscript:

في حالة ما أن تذكرت شيئا بعد إنهاءك الخطاب، يمكنك إضافته أسفل الخطاب على شكل حاشية تبدأ بحرفي PS وهما اختصار لكلمة Postscript بمعنی “حاشية”. ويتم التوقيع ثانية تحت الحاشية عادة بالحروف الأولى فقط .

مثلآ:

PS: Please, confirm the arrival on telephone.

(S. (Eman Salem)

الشحن… الخ، وفي هذه

وفي الخطابات التجارية والعملية قد ترفق أوراق أخرى بالرسالة مثل الفواتير أو الشيكات أو بوالص الشحن  الخ وفى هذه الحالة يكتب كلمة مرفقات (Enclosed) أو اختصارها .Encl وتكتب أسماء المرفقات.

مثلا:

فواتير الشحن Encl. – Bills of Lading.

بوليصة التأمين  .Insurance policy –

عبارات تبدأ بها  الرسائل
يسرني بأن أفيدكم بأن …I am pleased to inform you that
أتشرف بأن أخطركم بأن ….. I have the honor to inform you that
لا أستطيع أن أعبر عن مشاعري | عندما سمعت بأنI can’t express about my feelings when I heard that
کم لطيفا أن تكتبوا …. How sweet of you to write
سررت أن أسمع أخباركمI was glad to hear from you.
أمل بأن يكون الجميع بخير I hope everyone is all right at home
تهاني! كم جميلا أن أسمع بأن .Congratulations! How nice to hear that
لقد ابتهج لسماعي بأن …..I was delighted to hear that
لقد صعقت عند سماعي الأخبارI was greatly shocked on hearing the news
 نلفت انتباهكم إلى ….We draw your attention to
عبارات تستخدم للرد على الرسالة Reply on a letter
ردا على خطابكم المؤرخ ….In reply to your letter of….
خطابكم وصلنا الآنYour letter has just come to hand.
خطابكم يفيدنا أنYour letter informs us that ..
سررت أن أسمع أخباركمI was glad to hear from you
يؤسفني التأخير في الكتابة.I am sorry it has take me so long to write
انه لمن اللطيف أن تفکر بی وترسل لي هذه الرسالة الرائعةIt ‘ s very kind of you to think of me and send me such  a wonderful letter …
سامحوني لعدم الكتابة قبل الآنForgive me for not writing earlier.
تسلمنا خطابكم … وصلنا خطابكم .. Your letter has reached us ….

وعادة يسبق الكلمات الختامية السابقة إحدى الجمل الآتية:

تتطلع بشوق لرؤيتكم قريبا.Looking forward to seeing you soon
مع أطيب التمنيات With kindest regards, (With my kind regards
أبلغ سلامي للجميع أملRemember me to all
أمل أن تصلني أتباء منكم قريبا.I hope to hear from you soon.
 مع أطيب التمنياتwith best wishes
 نثق بأنكم ستتكرمون بإفادتنا .We trust you will kindly inform us
واثقين من أنكم ستوافوننا بTrusting to be favored with
أمل أن ترد قريباI hope to reply soon
على ثقة من أنكم ستلتمسون لنا العذر Trusting you will excuse us.
دائما تحت تصرفكم ونرجو Always at your disposal, we beg to remain
كيفية كتابة ايميل ورسالة رسمية باللغة الانجليزية فى العمل(نموذج من رسالة )

 رسائل شخصية (رسائل الاهل والاصدقاء) : (Personal Letters( Friendly Letters 

1) Write a letter to your friend John who lives in Germany inviting him to spend a month in Gaza Strip.

Your name is Ahmed and you live at 25, El-Nasser Street, Gaza.

رسالة لصديقك في ألمانيا تدعوه لقضاء شهر في غزة.

25, El-Nasser St.,

Ciaza, Palestine.

3 August, 2002

Dear John,

I have the pleasure in inviting you to spend a month in Gaza Strip. When you come, you will see many interesting places. You can visit the ancient mosques and churches, which reflect the  civilization of our forefathers .(أسلافنا)

You can enjoy our beach and you will never forget this visit. Write at once and say you are coming .

I wish you a happy stay with us.

Yours sincerely,

Ahmed

كيفيه كتابه ايميل أو رساله رسميه باللغه الانجليزيه مع الشرح ؟ 

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.